如何正确填写进销存凭证？进销存凭证的填写方法与注意事项

在企业管理中，准确、清晰地记录和管理财务信息至关重要。进销存凭证作为企业财务和库存管理的重要工具，其正确填写不仅可以保证财务数据的真实性和准确性，还可以帮助企业更好地控制成本、提升运营效率。

一、什么是进销存凭证？

进销存凭证，即采购凭证、销售凭证和存货凭证的统称。它涵盖了企业采购、销售和库存变动的所有方面。通过进销存凭证，可以清晰地反映企业的财务状况和经营情况。

二、为什么正确填写进销存凭证很重要？

正确填写进销存凭证对于企业的财务管理至关重要。首先，它可以确保企业的财务数据真实可靠，有助于税务申报和审计工作的顺利进行。其次，通过精确的进销存数据，管理层能够及时掌握企业的经营状况，做出正确的决策。此外，准确的进销存数据还能帮助企业在成本控制、库存管理等方面提高效率，从而实现盈利目标。

三、进销存凭证的分类与内容

（一）采购凭证

1. 凭证类型： 采购入库单、采购退货单等。 2. 填写要素：

• 供应商名称：填写供应商的全称或简称。
• 商品编码：记录商品的唯一编号，便于追踪和管理。
• 商品名称：详细记录商品的名称。
• 规格型号：注明商品的规格和型号，避免混淆。
• 数量：记录采购的数量。
• 单价：填写每件商品的单价。
• 金额：计算并记录总金额。
• 日期：记录采购的具体日期。
• 经办人：填写负责此项采购的人员姓名。
• 备注：可在此处填写其他相关信息，如折扣、运费等。

3. 示例： 某公司采购一批电脑，需要填写一张采购入库单。表格如下：

供应商名称	商品编码	商品名称	规格型号	数量	单价	金额	日期	经办人	备注
联想电脑有限公司	123456789	ThinkPad T490	14寸, i5, 8G内存	10台	6,500元	65,000元	2024年9月10日	张三	含运费

（二）销售凭证

1. 凭证类型： 销售出库单、销售退货单等。 2. 填写要素：

• 客户名称：填写客户的全称或简称。
• 商品编码：记录商品的唯一编号。
• 商品名称：详细记录商品的名称。
• 规格型号：注明商品的规格和型号。
• 数量：记录销售的数量。
• 单价：填写每件商品的单价。
• 金额：计算并记录总金额。
• 日期：记录销售的具体日期。
• 经办人：填写负责此项销售的人员姓名。
• 备注：可在此处填写其他相关信息，如折扣、运费等。

3. 示例： 某公司向客户销售一批电脑，需要填写一张销售出库单。表格如下：

客户名称	商品编码	商品名称	规格型号	数量	单价	金额	日期	经办人	备注
ABC科技有限公司	123456789	ThinkPad T490	14寸, i5, 8G内存	10台	7,000元	70,000元	2024年9月15日	李四	含税

（三）存货凭证

1. 凭证类型： 存货调整单、盘点单等。 2. 填写要素：

• 仓库名称：记录货物存放的具体仓库。
• 商品编码：记录商品的唯一编号。
• 商品名称：详细记录商品的名称。
• 规格型号：注明商品的规格和型号。
• 数量：记录货物的数量变化。
• 金额：计算并记录金额变化。
• 日期：记录调整的具体日期。
• 经办人：填写负责此项调整的人员姓名。
• 备注：可在此处填写其他相关信息，如调整原因等。

3. 示例： 某公司对库存进行了盘点，发现部分商品有差异，需要填写一张存货调整单。表格如下：

仓库名称	商品编码	商品名称	规格型号	数量	金额	日期	经办人	备注
主仓库	123456789	ThinkPad T490	14寸, i5, 8G内存	+2台	+13,000元	2024年9月20日	王五	盘盈

四、正确填写进销存凭证的方法与注意事项

（一）基本原则

1. 真实性原则： 进销存凭证必须真实反映实际发生的经济业务，不得虚构、夸大或隐瞒。 2. 完整性原则： 所有的经济业务都应完整记录，不能遗漏任何重要信息。 3. 准确性原则： 记录的数据应准确无误，避免因错误导致的财务损失。 4. 及时性原则： 经济业务发生后应及时填写凭证，确保数据的时效性。

（二）操作步骤

1. 收集原始资料： 根据实际发生的经济业务，收集相关的原始资料，如购货发票、销售合同、收发货单等。

2. 核对资料： 对收集到的原始资料进行仔细核对，确保其真实性和有效性。

3. 填写凭证： 根据核对后的资料，按规定的格式和要求填写进销存凭证。

4. 审核凭证： 审核填写好的凭证，确保所有信息的准确性和完整性。

5. 归档保存： 将审核无误的凭证整理归档，妥善保管。

（三）常见问题及解决办法

1. 凭证填写不规范： 遵循会计准则和相关法律法规的要求，严格按照规定的格式和内容填写。

2. 数据录入错误： 增加复核环节，安排专人进行数据的复核工作，确保数据录入的准确性。

3. 凭证丢失或损毁： 制定严格的凭证管理制度，定期备份凭证资料，确保凭证的安全性。

五、使用进销存软件的优势

随着信息技术的发展，越来越多的企业开始采用进销存软件来管理和记录进销存凭证。进销存软件不仅提高了工作效率，还增强了数据的安全性和准确性。例如，蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）提供了一套全面的进销存解决方案，帮助企业轻松实现财务和库存管理。用户可以免费试用该软件，享受高效便捷的管理体验。

进销存软件的主要优势包括：

• 自动化处理： 自动化处理进销存流程，减少人工干预，降低错误率。
• 实时监控： 实时监控库存情况，及时预警库存短缺或积压，帮助企业及时调整策略。
• 数据分析： 提供丰富的数据分析功能，帮助企业深入了解经营状况，辅助决策。
• 移动端支持： 支持移动设备访问，方便员工随时随地查看和管理库存。
• 安全性高： 数据加密存储，多重备份机制，保障数据安全。

六、结语

正确填写进销存凭证对于企业的财务管理至关重要。只有遵循基本原则，按照正确的操作步骤进行，才能确保凭证的真实性和准确性。同时，借助进销存软件可以进一步提升管理水平和效率。我们推荐大家尝试蓝燕云（https://www.lanyancloud.com），它提供了强大的进销存管理功能，帮助您实现财务和库存的高效管理。