归档资料是指将各类文档、文件按照一定规则和程序进行有序整理、保存的过程。它对于组织机构和个人都至关重要，可以确保重要信息的长期保存与便捷检索，提高工作效率，同时减少因文件丢失或损坏带来的损失。