添加新员工时，应准备详细的入职材料和培训计划。首先进行背景调查，然后发出正式录用通知，并设定入职日期。提供详细的公司介绍、职位职责描述和员工手册。在入职第一天，安排欢迎会和相关培训，确保员工快速融入团队。