电子化档案是指将纸质文档或其他媒介上的信息转换成数字形式进行存储和管理的档案系统。它通过扫描、数据录入等方式，将文件转换为电子文档，并使用计算机系统进行存储、检索和管理。这种方式不仅提高了工作效率，还便于长期保存和安全保护。